Achtergrond
Het bestuur van LTC heeft de wens geuit om een beheercommissie op te richten met als doelstelling om ten behoeve van haar leden het terrein en het paviljoen blijvend optimaal te onderhouden tegen vooraf juist ingeschatte en begrote kosten. Daarnaast adviseert de beheercommissie het bestuur gevraagd en ongevraagd met betrekking tot zaken die de banen, het terrein en het paviljoen aangaan.
Samenstelling commissie
De leden van de beheercommissie hebben aantoonbare relevante ervaring en zijn voor een belangrijk deel uit de bouwcommissie samengesteld. Het bestuur is vertegenwoordigd in de beheercommissie.
Aandachtsgebied
De beheercommissie richt zich primair op het terrein (incl. speeltoestellen, banken en andere zich op het terrein bevindende roerende en onroerende goederen), het paviljoen, terras en andere gebouwen en de groenvoorziening. De banen zijn eveneens het werkgebied van de beheercommissie.
Onderhoudsplan
Belangrijk aandachtsgebied van de beheercommissie is het vervaardigen en doen uitvoeren van een onderhoudsplan waarin exact beschreven staat welke onderhoudswerkzaamheden wanneer dienen te worden verricht voor het optimale onderhoud. Dit onderhoudsplan bevat in ieder geval:
- nulmeting (indien noodzakelijk);
- frequentie en wijze van inspecties alsmede welke functionaris de inspecties uitvoert;
- momenten waarop onderhoud kan worden verwacht;
- bepalen van de kosten die aan het onderhoud verbonden zijn;
- informeren van de penningmeester inzake de te reserveren financiële middelen; - beschrijving van onderhoudswerkzaamheden die uitgevoerd moeten worden (zoals reiniging, inspectieonderhoud, bijwerken of klein onderhoud, preventief onderhoud, vervanging, groot onderhoud, renovatie);
- zorg dragen dat het geplande onderhoud daadwerkelijk wordt uitgevoerd.
De systemen
De beheercommissie let ook op al onze (automatiserings)systemen en houdt deze up to date. Systemen waar we naar kijken zijn:
Deze website: dit is de verenigingswebsite waar u alle informatie kunt vinden over de vereniging.
KNLTB.club: dit is het systeem voor de ledenadministratie en emailing. Het systeem staat ook bekend als LISA (Leden Informatiesystemen). KNLTB.club heeft integratie mogelijkheden met Mailchimp voor email-functionaliteit. KNLTB.collect: dit is het systeem voor de automatische incasso's.
KNLTB.app: dit is de app voor je mobiele apparaat en toont o.a. het laatste nieuws en de evenmenten.
Jiba: dit systeem zit op ons elektronische afhangbord in de hal. Op dit moment niet meer in gebruik.
Televisies/Elektronische installaties: in ons clubhuis is een muziekinstallatie en zijn televisies aanwezig. Naast gewone televisie uitzendingen (vooral sport) kan het bestuur presentaties geven via de schermen en wordt informatie verstrekt (zie hieronder).
Narrow Casting: is een mooi woord voor de informatieverstrekking via de televisieschermen. Onze commissie zorgt dat er relevante informatie voor alle leden op staat.
Toegang park/clubhuis: er zit een elektronisch toegangssysteem op het hek van het park en op het clubhuis. Met uw ledenpas heeft u altijd toegang.
De commissie doet deels het beheer van social media platformen: Wel Flickr (ivm foto's delen), maar geen Facebook en Twitter.
De beheercommissie beheert het totale systeemlandschap en voert het functioneel beheer uit van de systemen (applicatiebeheer en technisch beheer zijn uitbesteed), houdt contact met de externe leveranciers over bijv. updates of nieuwe releases of andere aanpassingen. Verder houdt deze commissie contact met de gebruikers zoals trainers en bepaalde commissieleden en organiseert zij regelmatig gebruikerstrainingen. De commissie adviseert het bestuur inzake vervanging van systemen alsmede van hardware en andere apparatuur.
Verantwoording
De beheercommissie legt aan het bestuur van LTC verantwoording af via de aan de commissie deelnemende vertegenwoordiger van het bestuur. Het bestuur beoordeelt het onderhoudsplan en zorgt ervoor dat de benodigde financiële middelen worden vrijgemaakt. Het bestuur beslist tevens over niet geplande en begrote maar wel noodzakelijke onderhoudswerkzaamheden. Indien noodzakelijk worden deze beslissingen aan het ALV voorgelegd.
Vergaderingen
Ieder kwartaal vinden de vergaderingen van de beheercommissie plaats; vastlegging van deze vergaderingen vindt plaats via een actielijst die in het bestuur van LTC wordt besproken.
Leden van de beheercommissie
Mark den Elzen (Bestuur) Paul Hoogendijk en Remko Tippens, Niels Rooms. De groundsman Reinier de Rooij sluit zonodig aan bij de vergaderingen. De beheercommissie is te bereiken via [email protected].